Política de datos

POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de
2013, la empresa Codyd S.A.S informa la política aplicable a la entidad para el tratamiento y protección de
datos personales.

I. IDENTIFICACIÓN
Codyd S.A.S
Calle 65A # 23B – 68 local 3
+57 (6) 8904020
info@codyd.com.co

II. FINALIDADES Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES
Los datos personales que Codyd S.A.S recolecte, almacene, use, circule y suprima, serán utilizados para
alguna de las siguientes finalidades:
a) Para realizar todas las actividades propias de su objeto social principal y conexos, incluyendo, sin limitarse
a: elaboración de facturación, contabilidad, documentos equivalentes, cuentas de cobro, comprobantes de
egreso, desempeño de funciones y pagos.
b) Gestión comercial de mercadeo y/o promoción de otros bienes y/o servicios propios o de terceros con los
cuales se hayan celebrado alianzas o acuerdos comerciales y se comparta la información personal contenida
en las bases de datos.

III. PRINCIPIOS
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones
generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan,
se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:
a) PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD: el tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo
estableció en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.
b) PRINCIPIO DE FINALIDAD: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la
Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
En lo correspondiente a la recolección de datos personales, Codyd S.A.S se limitará a aquellos datos que
sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos, y deberá informar
al titular el motivo por el cual se solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma.
c) PRINCIPIO DE LIBERTAD: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e
informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en
ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa,
exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos,
fraccionados o que induzcan a error.
e) PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del
responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones,
información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f) PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: el tratamiento se sujeta a los límites que se
derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este
sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas
previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet
u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para
brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
g) PRINCIPIO DE SEGURIDAD: la información sujeta a tratamiento por Codyd S.A.S, se deberá manejar con
las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros
evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Codyd S.A.S está obligada a garantizar la reserva de la
información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el
tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al
desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

IV. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Codyd S.A.S en su condición de responsable
del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido
autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Codyd S.A.S, salvo cuando expresamente se exceptúe como
requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).
c) Ser informado por Codyd S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley
1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los
principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

V. DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES
En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que
sean de naturaleza pública.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los
representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y
adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca
del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a
la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

VI. DEBERES DE CODYD S.A.S
En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de Codyd S.A.S
los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley.
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de
la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular.
Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga
actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
j) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
k) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y
existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
m) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre
el tema en particular.
n) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la
ley 1581 de 2012.
o) Codyd S.A.S hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se
encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de
datos personales.

VII. EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), es el directorio público de las bases de datos sujetas a
Tratamiento que operan en el país y será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será
de libre consulta para los ciudadanos.
Una vez el Gobierno Nacional reglamente la información mínima que debe contener el Registro, y los términos
y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste, Codyd S.A.S aportará a la Superintendencia de
Industria y Comercio las bases de datos sujetas a tratamiento en el tiempo indicado.

VIII. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del titular se
requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que
pueda ser objeto de consulta posterior.

IX. MEDIO PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Codyd S.A.S tiene a disposición el correo electrónico info@codyd.com.co para que los titulares puedan ejercer
su derecho al tratamiento de los datos personales.

X. EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE LOS DATOS
PERSONALES
La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por
orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos
relacionados con el Registro Civil de las personas.

XI. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR
Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:
a) Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a
disposición Codyd S.A.S
b) Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

XII. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN
La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes
personas:
a) A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

XIII. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS O
RECLAMOS
Codyd S.A.S ha designado como persona responsable de velar por el cumplimiento de esta política al interior
de la sociedad a la Secretaria de Gerencia. Esta persona estará atenta para resolver peticiones, consultas y
reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos
personales, a través de los correos electrónicos daniela.jimenez@codyd.com.co, info@codyd.com.co, o a
través del teléfono +57 (6) 8904020, o en el punto de atención personal ubicado en la calle 65A # 23B – 68
local 3 en la ciudad de Manizales.

XIV. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES
a) Consultas:
Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en Codyd
S.A.S quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la
identificación del titular. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a
partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término,
se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su
consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer
término.
b) Reclamos:
Cuando el titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe
ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de
cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante Codyd S.A.S, el cual será
tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo del titular se formulará mediante solicitud dirigida a Codyd S.A.S por los correos electrónicos
daniela.jimenez@codyd.com.co o info@codyd.com.co, o a través del teléfono +57 (6) 8904020, o a través del
punto de atención personal ubicado en la calle 65A # 23B – 68 local 3 en la ciudad de Manizales, y debe
contar con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y
debe estar acompañado por los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se
requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las
fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la
información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien
corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

XV. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE
DATOS PERSONALES
La presente política rige a partir de su expedición y las bases de datos sujetas a tratamiento se mantendrán
vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas en el punto 2 de la misma.

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Sebastián Díaz Restrepo
CC: 1.053.799.749
Representante Legal

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